Envanter ve stok: sarf tüketimi, ürün satışı, lot/SKT ve kaçan ücret

Menüdeki adı sektörünüzün terimini izler (ör. “Sarflar”). Ekranın başında tek birincil düğme Yeni ürün vardır. Stok hareketi, ürün satışı, partiler, kaçan ücret ve yeni kategori “⋯” menüsündedir. Henüz ürün yokken ekran modülün ne işe yaradığını anlatır ve İlk ürünü ekle ile Önce kategori tanımla düğmelerini gösterir. Son stok hareketleri türüyle (Alım, Kullanım, Elle giriş/çıkış, İade, Transfer, Sayım düzeltmesi) listelenir.

Yeni ürün ekranında ad, kategori, tür, birim, kritik stok seviyesi ve tedarikçi girilir. Satılabilir ürüne fiyat ve KDV eklenir. Birim listeden seçilir (adet, kutu, şişe, ml, g …, listede yoksa “Diğer” ile yazılır). Stok hareketi ekranında önce Stok girişi ya da Stok çıkışı seçilir, miktar hep pozitif yazılır ve neden alanı yöne uygun öneriler sunar (satın alma, kullanım, fire …). Giriş mal kabulle, çıkış hizmet tüketimi, satış ya da fire ile oluşur. Kritik seviyenin altına düşen ürün Panelim’de ve Bekleyen İşler’de uyarı verir.

Ürün eklerken ya da listede Mevzuat bilgisi ile ürünün mevzuat sınıfını (kozmetik, tıbbi cihaz, gıda takviyesi, geleneksel bitkisel tıbbi ürün, aromaterapötik ürün, tıbbi bitki çayı, gıda, beşeri ilaç, veteriner ilacı, ham bitki, diğer), kayıt ya da ruhsat numarasını ve GTIN barkodunu yazın. Sınıf seçilince sektörünüzün kuralı çalışır, sınıfı boş eski ürünler değişmez.

Güzellik salonunda beşeri ilaç sınıfı seçilemez (Ruhsat Yön. Ek-1 J 16.4 ve 16.9). Geleneksel ve tamamlayıcı tıpta aromaterapötik ürün, geleneksel bitkisel tıbbi ürün, tıbbi bitki çayı ve beşeri ilaç TİTCK ruhsat numarası olmadan kaydedilmez (GETAT Yön. m.14/2). Sağlık meslek hizmet birimi olarak çalışan kurumda ilaç, kozmetik, gıda takviyesi ve bitkisel ürün satılabilir işaretlenemez (SMHB Yön. m.21/4). Diş hekimliği ve fizyoterapide tıbbi cihazın ÜTS numarası, diğer sınıflarda kayıt numarası önerilir, boşsa yalnız uyarı görürsünüz.

Veteriner kurumunda veteriner ilacı sınıfı seçilince Etiket fiyatı (KDV dahil) alanı açılır. İlaç etiket fiyatı dışında satılamaz (6343 sayılı Kanun m.41/1-ı). Etiket fiyatı yazınca satış fiyatı ona eşitlenir. Faturada bu ürünün birim fiyatı değiştirilemez ve faturaya kupon uygulanamaz, indirimli işlem varsa ilacı ayrı faturalayın. Satılabilir ilacın etiket fiyatı boşsa uyarı görürsünüz.

Listede kayıt bilgisi eksik ürünler işaretlenir ve Kayıt bilgisi eksik düğmesiyle süzülür. Fitoterapi formülünde envanter ürünü seçildiğinde sınıf ve numara üründen gelir.

Hizmet kaydında “sarf reçetesi” tanımlanır: bu hizmet uygulandığında hangi üründen ne kadar tüketilir. Randevu “geldi” olduğunda düşüm otomatik yapılır ve randevuya bağlanır. Uzman kapanışta miktarı düzeltebilir. Ürün satışı Envanter › Satış ekranından danışana yapılır. Fatura taslağı doğar ve stok düşer. Gelir raporunun hizmet kırılımında ürün satırları “Hizmete bağlı olmayan kalemler” altında toplanır.

1. 1Kurum Yapısı › Hizmetler › hizmeti düzenle › sarf malzemesi paneli. Ürün ve miktar ekleyip panelin kendi çubuğundaki “Sarf şablonunu kaydet”e basın (kaydedilmemiş sarf değişikliği varken çıkarsanız uyarı alırsınız).
2. 2Randevu kapanışında düşümü kontrol edin (gerekirse düzeltin).
3. 3Ürün satışı için Envanter › Satış. Danışan ve ürünü seçin.
4. 4Fatura taslağını kesin.

Lot takibi açık kurumlarda (diş, veteriner, güzellik, alternatif tıp, pilates, fizyoterapi) mal kabul ekranında her giriş lot numarası ve son kullanma tarihiyle kaydedilir. Düşüm en erken SKT’li lottan yapılır (FEFO). SKT yaklaşan lotlar, Partiler ekranındaki “Kaç gün kala uyar” ayarına göre (1–365 gün, varsayılan 60) uyarı verir. Geri çağırma sorgusu bir lotun hangi randevu ve danışanlarda kullanıldığını listeler. Geri çağrılan lot hiçbir ayarda kullanılmaz. Ürün oluştururken “Kontrollü ilaç” açılırsa ürün listede işaretlenir ve elle stok çıkışı ile düzeltmesi gerekçe ister. Veteriner aşı kaydında ve reçete tesliminde seçilen ürün aynı FEFO kuralıyla stoktan düşülür.

Süresi geçmiş lotun kullanımı Partiler ekranındaki Süresi geçmiş partiden düşüm politikası › Davranış ayarına bağlıdır: Kapalı: son kullanma tarihi kontrol edilmez, süresi geçmiş lot sıradan lot gibi kullanılır. Uyar (varsayılan): düşüm yapılır ve işlemde “son kullanma tarihi geçmiş partiden düşüldü” uyarısı gösterilir. Zorunlu: süresi geçmiş lot otomatik seçimde atlanır, elle de seçilemez ve geçerli lot yetmiyorsa işlem reddedilir.

Sarf ya da satış olmadan stoktan çıkan miktar firedır. Stok hareketi ekranında yön olarak Fire (−) seçilir ve neden işaretlenir: açılmış ürün (vial) artığı, son kullanma tarihi geçti, kırık / hasarlı, kontamine oldu ya da diğer. Lot takibi açık üründe isteğe bağlı Lot seçilir. Seçilirse lotun kalanı da azalır (lotta yeterli kalan yoksa kayıt reddedilir). Fire hareketi defterde “Fire” olarak görünür ve elle çıkıştan ayrı sayılır.

Ürün tanımında Açıldıktan sonra kullanım süresi (saat) doldurulursa Partiler ekranındaki Açıldı düğmesi lotun açılış anını kaydeder. Satırda “… tarihine kadar” ya da süre geçtiyse “kullanım süresi doldu” yazar. Satırdaki Fire düş stok hareketi ekranını ürün, lot ve neden seçili açar.

Envanter › “⋯” › Fire raporu son 30, 90, 180 ya da 365 günde ürün başına sarf ve fire miktarını, fire oranını (fire ÷ (sarf + fire)) ve nedenlere göre dağılımı gösterir.

“Şube yönetimi” açık ve iki ya da daha fazla aktif şubesi olan kurumda her ürünün stoğu şube başına tutulur. Ürünün toplam stoğu şubelerin toplamıdır. Tek şubeli kurumda hiçbir şey değişmez: ekran tek sayı gösterir, şube seçici çıkmaz.

Envanter ekranının üstündeki Tüm şubeler ▾ seçicisiyle tek bir şubenin stoğuna bakılır (yalnız kendi şubelerini gören kullanıcıda seçenek “Şubelerim” olur). Tüm şubeler görünümünde Stok sütununun altında şube kırılımı yazar (ör. “Merkez 8 · Kadıköy 2”). Kritik seviye şube bazındadır: şubeye özel seviye tanımlıysa o, değilse ürünün kritik seviyesi geçerlidir. Uyarı rozeti hangi şubede eksik olduğunu yazar (“Min stok altında: Kadıköy”).

Her stok hareketi bir şubeye yazılır. Stok hareketi ekranında Şube alanı çıkar (varsayılan: çalıştığınız şube, yoksa varsayılan şube). Mal kabul de şubeye işlenir. Seans sarfı randevunun şubesinden, ürün satışı faturanın şubesinden düşer. İade aynı şubeye geri döner. Şubede yeterli stok yoksa elle çıkış ve transfer reddedilir. Zorunlu sarf tanımlı randevu “bu şubede stok yetmiyor” uyarısıyla kapanmaz: önce transfer yapın. Satışta stok politikası “uyar” ise satış yapılır ve şube stoğunun eksiye düştüğü yazılır, “engelle” ise satış reddedilir.

Şubeler arası transfer “⋯” menüsündedir: ürün, kaynak şube (yanında o şubedeki miktar), hedef şube, miktar ve isteğe bağlı not girilir. Transfer tek işlemde iki hareket yazar (kaynaktan çıkış, hedefe giriş). Toplam stok değişmez ve son hareketler listesinde “Merkez → Kadıköy” olarak görünür. Yalnız kendi şubelerini gören kullanıcı yalnız kendi şubesinden transfer yapabilir.

Kurum Yapısı › Şubeler › şubeyi aç › Stok sekmesi o şubedeki ürünleri listeler. Satırdaki “⋯” menüsünden Transfer et ve Şube kritik seviyesi açılır. Altında, bu şubede son kullanma tarihi geçmiş ya da yaklaşan partiler şubedeki miktarlarıyla listelenir (uyarı yoksa bölüm görünmez). Stok ya da parti kaydı olan şube silinemez. Stoğu transferle boşaltıp şubeyi pasife alın.

Çok şubeli kurumda her lotun hangi şubede ne kadar kaldığı ayrı tutulur. Mal kabul ekranında Şube alanı çıkar (varsayılan: çalıştığınız şube, yoksa varsayılan şube). Parti o şubede açılır. Açılış partisi, o şubenin partisiz stoğundan fazla olamaz. Partiler ekranında Kalan sütununun altında lotun şube dağılımı yazar (ör. “Kadıköy 5 · Merkez 2”). Yalnız kendi şubelerini gören kullanıcı yalnız kendi şubelerinin miktarlarını görür.

Seans sarfı, ürün satışı ve fatura düşümünde en yakın son kullanma tarihli lot (FEFO) yalnız düşümün yapıldığı şubedeki lotlar arasından seçilir. Başka şubedeki lot kullanılmaz. O şubede lot yetmezse kalan miktar partisiz stoktan düşülür. Fatura iptalinde lot, düşüldüğü şubeye geri döner.

Şubeler arası transferde ürünün kaynak şubede lotu varsa Parti alanı çıkar. Otomatik seçiliyken son kullanma tarihi en yakın lot önce gönderilir. Tek bir lot seçerseniz transfer yalnız o lottan yapılır ve miktar o lotun kaynak şubedeki kalanını aşamaz. Lot hedef şubeye kendi numarası ve son kullanma tarihiyle geçer.

Geri çağırma penceresi lotun bulunduğu şubeleri ve miktarlarını onaydan önce gösterir. Onaylayınca lot her şubede sıfırlanır, her şube için ayrı bir stok hareketi yazılır ve şube stokları düşer. Yalnız kendi şubelerini gören kullanıcı da geri çağırabilir: lot başka şubelerde de olsa her yerde sıfırlanır. Önizlemede diğer şubeler yalnız toplam olarak (“Diğer şubeler: 2 adet”) görünür ve işlem, etkilenen tüm şubelerle birlikte denetim izine yazılır. Etkilenen danışan listesinde bu kullanıcı yalnız kendi şubelerinin danışanlarını adıyla görür. Diğerleri yalnız sayı olarak belirtilir.

Kaçan ücret ekranı (“⋯” menüsünden açılır, tarih aralığı uygulamanın Türkçe tarih seçicisiyle seçilir), randevuda tüketilen ama fatura satırına yansımamış sarf ve ürünleri listeler: ör. hizmet fiyatına dahil olmayan ek ürün kullanıldı ama faturaya eklenmedi. Ekran yalnız satılabilir işaretli ürünleri tarar. Satırdaki randevuya gidip eksik kalemi faturaya siz eklersiniz ya da Envanter › Satış’tan satış kaydı açarsınız. Bekleyen İşler’deki “kaçan ücret” kuyruğu bu veriden gelir.

Envanter › Sayım ekranında Yeni sayım ile sayım açarsınız. Kapsam tüm ürünler, bir kategori, kontrollü ürünler, son kullanma tarihi 60 gün içinde dolan lotlar ya da seçtiğiniz ürünler olabilir. Şube stoku açıksa sayım bir şubede açılır. Sayım listesi o andaki ürünlerden ve açık lotlardan oluşur: her ürünün lotsuz kısmı ve her lot ayrı satırdır. Aynı yerde aynı anda tek açık sayım olur.

Kör sayım varsayılan açıktır: sayım listesinde sistemdeki miktar görünmez, sayan kişi rafta gördüğünü yazar. İnceleme görünümü farkı gösterir. Satıra sayılan miktar yazıldığı anda sistemdeki miktar not edilir ve fark buna göre hesaplanır. Sayımdan sonra yapılan sarf ya da satış farkı bozmaz.

Onayla ve stoğu düzelt her farklı satır için değişmez bir stok hareketi (düzeltme) yazar. Lot satırında lotun kalanı da düzelir. Stok sıfırın altına inmez, inecek olursa fark sınırlanır ve harekete not düşülür. Sayılmayan satır varsa onay ayrıca sorulur, o satırlara düzeltme yazılmaz. Onaylanan ya da vazgeçilen sayım değiştirilemez, silinmez.

Kontrollü ürünlerde envanter düzeltilir ama fark kontrollü ilaç defterine yazılmaz, defter ayrı tutulur. Onay ekranı farkı gösterir ve onaylayana görev düşer: defteri olan üründe defterde sayım kaydı açıp farkı tanıkla doğrulamak, diğerlerinde kontrollü ürün kaydını gözden geçirmek. Raporu indir (CSV) her satırın açılıştaki ve sayım anındaki miktarını, sayılanı, farkı ve birim maliyeti verir. Özet fazla ve eksik miktarı ve değer etkisini gösterir.

Depoda telefonla saymak için mobil uygulamada Daha › Envanter sayımı ekranını açın. Tüm ürünler, kontrollü ürünler ya da SKT’si yaklaşan lotlarla sayım açılır, açık sayıma devam edilir. Ürünün barkodu ya da ambalajdaki karekod kamerayla veya el tipi okuyucuyla okutulur: karekoddaki GTIN ürünü, lot numarası lot satırını bulur. Kör sayım, inceleme, onay ve vazgeçme webdeki kurallarla çalışır. Kategori ya da seçilen ürünle sayım, şube seçimi ve CSV raporu webdedir.

1. 1Envanter › Sayım › Yeni sayım.
2. 2Kapsamı seçip Sayımı aç’a basın.
3. 3Raftaki miktarları yazıp Sayılanları kaydet’e basın.
4. 4İncelemede farkları kontrol edip Onayla ve stoğu düzelt’e basın.