MEB hakedişi: devam doğrulama, aylık hakediş dosyası ve dönem kapatma

Bireysel seansta giriş, randevu detayındaki Giriş kartının “Geldi” düğmesiyle (giriş özelliği kurumunuzda açıksa) ya da MEB Hakedişi › Devam listesindeki “Giriş” ile kaydedilir. İkisi aynı kayıttır ve randevuyu “geldi” durumuna alır. “Çıkış” girişten sonra kaydedilir. Ekipten gelen kayıt her zaman elle kayıt (yöntem: Elle) sayılır ve en fazla 24 saat geriye girilebilir. Danışan kurumdaki Giriş QR’ını portalden okutursa yöntem “QR ile kendi girişi” olur. Biyometrik (BKDS) ve kameralı doğrulama bir cihaz entegrasyonu gerektirir. Böyle bir entegrasyon yoktur, bu yöntemler dosyada ayrıca sayılır.

Grup dersinin danışan başına randevusu yoktur. Her katılımcının devam kaydı grup kaydıdır. Yoklamada “Geldi” işaretlenince giriş damgası atılır (ders saatinde anlık, sonradan alınan yoklamada ders başlangıcı, 24 saatten eski derste damga atılmaz). MEB Hakedişi › Devam listesinin altındaki grup katılımları bölümünden de giriş/çıkış kaydedilebilir.

Doğrulanmamış seanslar Devam listesinde ayrışır. Liste sayfanın üstündeki uyarıda kaç seansın eksik olduğunu söyler.

Mobil uygulamada Daha › Sahada kayıt › MEB günlük işler ekranı bugünün bireysel ve grup derslerini saat sırasıyla verir. Birey geldiğinde Giriş, ayrılırken Çıkış deyin. Kayıt elle doğrulama olarak dokunduğunuz saatle yazılır. Bağlantı yoksa kayıt telefonda bekler ve saati korunur, bağlantı 24 saat içinde gelmezse sunucu kaydı reddeder. Aynı ekranın altında devamsızlık riski olan bireyler sınıra kalan haftayla görünür.

“Kalemleri üret” seçili ayın gerçekleşmiş derslerinden ve “katıldı” işaretli grup kayıtlarından yalnız MEB kapsamındakileri kaleme alır (Özel Eğitim Kurumları Yönetmeliği m.22 ve m.31). Taslak dönem her üretimde baştan hesaplanır. Aynı ders ikinci kez hakedişe giremez, başka döneme girmiş olanlar atlanır. Elle kalem ekleme yoktur: dosya her zaman randevu ve yoklama kaydına dayanır.

Ders sayısı süreden hesaplanır: eğitim 60 dakikadır ve en az 40 dakikası ders olmalıdır (m.3/1-ı, m.25/1). 60 dakikalık her blok bir ders, kalan 40 dakika ve üzeriyse bir ders daha sayılır (40 ve 60 dakika 1 ders, 100 dakika 2 ders). 40 dakikadan kısa randevu ders sayılmaz.

Tutar kişi başı aylıktır. Platformun Tebliğden girdiği yıl tutarı kalem üretilirken döneme yazılır: bireysel aylık tutar ÷ 8 × ders, grup aylık tutar ÷ 4 × ders. Bir kişinin ayda 8 bireysel ve 4 grup dersini aşan kısmı Üst sınırla kesilenler listesine düşer ve hakedişe girmez. Dönem kartındaki “Tutar kaynağı” kutusu yılı, tutarları ve ders başı tutarı gösterir.

Politika “zorunlu” iken kaleme girecek doğrulanmamış ders varsa hiçbir kalem yazılmaz ve kaç dersin eksik olduğu söylenir. “Uyar” iken kalem yazılır, doğrulanmamış olarak işaretlenir ve uyarı listesine düşer. Mevzuat uyarıları (günlük 3 ders saati, aylık asgari 8 bireysel ya da 4 grup ders saati) kalemi engellemez. Dosyayı sunmadan önce görmeniz içindir.

Kişinin dosyasında RAM raporu girilmişse dönem özetinin altındaki RAM ders hakkı bölümü her kişi için o ayın bireysel ve grup hakkını, hakedişe giren ders saatini ve kalanı çubukla gösterir. Hakkı aşan kişi için uyarı listesine “RAM raporundaki aylık hakkı aşıyor” satırı düşer. Kalem yine üretilir (MEB fazlasını ödemeyebilir, karar kurumundur).

1. 1MEB Hakedişi › ayı seçin. Devam listesinde eksik girişleri tamamlayın (grup katılımları dahil).
2. 2Dönemi açın ve “Kalemleri üret”e basın.
3. 3“Hakedişe girmeyenler” listesinde kayıt türü belirlenmemiş bireyler için MEB destekli ya da Ücretli seçin. Uyarıları inceleyin.
4. 4Toplamları kontrol edip dönemi kapatın (MEB’e sunuldu).
5. 5Dosyayı CSV ya da JSON olarak indirin.

2025 değişikliğinden sonra aynı kurumda MEB destekli ve ücretini kendisi ödeyen birey birlikte bulunabilir. Her bireyin MEB kayıt türü kişinin dosyasındaki RAM ve BEP bölümünde seçilir: MEB destekli (dersler hakedişe girer), Ücretli (girmez) ya da MEB destekli + ücretli ek ders (MEB dersleri girer, velinin isteğiyle verilen ek dersler girmez). Kayıt türü belirlenmemiş bireyin dersi hakedişe girmez. Dönem ekranındaki “Hakedişe girmeyenler” listesinden de tek dokunuşla seçilebilir.

“Hakedişe girmeyenler” listesi her dersi nedeniyle gösterir: kayıt türü belirlenmemiş, ücretli kayıt, ücretli ek ders, uzaktan (telesağlık) ders, bu ay geçerli RAM raporu yok, 40 dakikadan kısa. Kalem satırındaki “⋯” menüsünden bir dersi Ücretli ek ders olarak işaretle ya da gerekçeyle Hakedişten çıkar seçilebilir. İkisi de denetim kaydına yazılır ve dönem yeniden hesaplanır (8/4 sınırı kalan derslere kayar). Ücretli işaretli ders listeden MEB kapsamına al ile, elle çıkarılan kalem Geri al ile döner.

Yapılamayan MEB dersi izleyen 24 ay içinde telafi edilir. Telafi aynı hafta 4 ders saati bireysel ya da 2 ders saati grup, aynı ay 12 ders saati bireysel ya da 4 ders saati grubu geçemez, telafi dahil bir bireyle aynı gün 3 ders saatinden fazla ders yapılmaz (Özel Eğitim Kurumları Yönetmeliği m.24/4). Kişinin dosyasında RAM ve BEP bölümündeki MEB telafi kartında iptal edilen ya da gelinmeyen dersler görünür. Telafi bağla ile planlı ya da yapılmış bir dersi seçersiniz, sınırlar seçerken denetlenir.

Sınır aşılıyorsa uyarılar görünür ve altında isteğe bağlı gerekçe alanı açılır. Gerekçe yazarsanız uyarıyı onaylamış sayılırsınız. Yazmazsanız Bağla düğmesinde ortak uyarı penceresi açılır, oradaki gerekçe de derse kaydedilir. Kurumunuz Ayarlar › Özellikler ekranında MEB telafi sınırlarını engele çevirirse sınırı aşan telafi bağlanmaz. Bağlanan telafi kaydedilir, hakediş özetinde “sınırı aşan telafi” uyarısı olarak görünür. Bağ Bağı kaldır ile geri alınır, her değişiklik denetim kaydına yazılır.

Üst üste 8 hafta geçerli mazeretsiz devamsızlıkta MEB destekli kayıt silinir, haziran-ağustos döneminde süre 12 haftadır (m.25/6). Son katılımdan bu yana süre dolmadan iki hafta önce ve dolunca sorumlu uzmana görev açılır. Kurumun kapalı günleri süreden düşülür. MEB Hakedişi ekranındaki Devamsızlık riski kartı bu kişileri listeler.

Kalemi olmayan dönem kapatılamaz. Yılın MEB destek tutarı platformda yayımlanmadıysa ya da kalemler yayımlanmış tutarla üretilmediyse dönem kapanmaz: taslak tutar kesinleşmiş hakedişe yazılmaz. Platform yayımlayınca kurum sahibine ve yöneticisine bildirim gelir, kurum sahibine “MEB [yıl] hakediş kalemlerini yeniden üretin” görevi açılır. “Kalemleri üret” ile dönemi yeniden hesaplayıp kapatın. Görev, o yılın son taslak dönemi kapanınca kendiliğinden tamamlanır. Taslak tutarla üretilmiş kalemlerin tutarının yanında “Taslak tutar” rozeti durur. Dönem ekranının üstündeki tutar şeridi dönemin yılı için üç durumdan birini söyler: tutar yayında, taslakta ya da platformda hiç yok. Taslakta ve yokken Dönemi kapat düğmesi pasiftir ve altında nedeni yazar. Her dönem kendi takvim yılının tutarını kullanır: aralık dönemini ocakta kapatırken de o yılın tutarı geçerlidir, İstanbul saatiyle yılbaşından sonraki ders ocak dönemine girer. Kapatılan (MEB’e sunulan) dönemde kalem eklenemez, tutar değişmez ve dosyaya girmiş seansların devam kaydı artık değiştirilemez. Dönemi kapatma MEB hakediş yazma izniyle yapılır. MEB’in onayını ya da reddini işlemek kurum ayarlarını yazma yetkisi ister (kurum sahibi, yönetici veya işletme yöneticisi). Dosya çıktısı dönemi değiştirmez. “Dışa aktarıldı” izi ayrıca işaretlenir.