Başka yazılımdan veri aktarımı: CSV ile danışan ve hizmet içe aktarma

Eski yazılımdan danışan listesini CSV ya da Excel olarak dışa aktarın. Excel dosyasını CSV (UTF-8) olarak kaydedin. İlk satır sütun başlığı olmalıdır. Telefonları tek biçimde (05xx…) yazın, tarihleri gün/ay/yıl tutun. Sağlık verisi (tanı, not) içeren sütunları aktarmadan önce KVKK açısından gerekli olduğundan emin olun. Klinik notlar CSV ile aktarılmaz, belge olarak yüklenir.

Ayarlar › Veri Aktarımı ekranında dosya yüklenir. Sistem sütunları otomatik tanımaya çalışır (“Ad Soyad”, “Telefon”, “Doğum Tarihi”). Tanınmayan sütunlar elle eşlenir ya da “atla” denir. Önizleme ilk 50 satırı PratiVia alanlarında gösterir ve her satır için doğrulama sonucu verir: geçerli, uyarı (eksik e-posta), hata (telefon biçimi). Mükerrer kontrolü mevcut kayıtlarla telefon ve e-posta üzerinden yapılır. Eşleşen satırlar “mevcut kaydı güncelle” ya da “atla” seçeneğiyle işaretlenir.

Aktarım tek ekrandadır: Ayarlar › Veri aktarımı. Eskiden Büyüme altında yalnız kontrol yapan ikinci bir ekran vardı. Aynı işi sihirbazın Önizle adımı yaptığı için kaldırıldı ve eski adres buraya yönlenir. Önizleme hiçbir kayıt oluşturmaz: kaç satırın geçerli, kaçının hatalı olduğunu ve her hatanın nedenini gösterir, siz onaylayana kadar hiçbir şey yazılmaz.

1. 1Ayarlar › Veri Aktarımı › Dosya yükle.
2. 2Sütun eşlemesini kontrol edin. Gerekirse elle düzeltin.
3. 3Önizlemede hataları inceleyin. Dosyada düzeltip yeniden yükleyin ya da hatalı satırları atlamayı kabul edin.
4. 4Mükerrer kuralını seçin (güncelle / atla).
5. 5“Onayla ve aktar” ile aktarımı başlatın.

Aktarım arka planda çalışır. Büyük dosyalarda dakikalar sürer ve bittiğinde bildirim gelir. Rapor kaç kayıt eklendi, güncellendi, atlandı bilgisini ve atlanan satırların nedenini indirilebilir liste olarak verir. Aktarımla eklenen kayıtlar “içe aktarıldı” etiketiyle işaretlenir. 30 gün içinde aktarım tek tıkla geri alınır (eklenenler silinir, güncellenenler eski değerine döner). Yardımlı aktarım isterseniz Destek talepleri ekranından talep açabilirsiniz.

Danışan aktarımında iki isteğe bağlı seçenek vardır. “E-postası olan danışanlara portal daveti gönder” işaretlenirse e-postası olan her aktarılan danışana portal hesabını açması için davet e-postası gider. “Varsayılan KVKK rıza / intake paketini ata” işaretlenirse Belge şablonlarında “Yeni danışana otomatik gönder” anahtarı açık ve kullanımdaki şablonlar her danışana atanır ve e-postası olan danışanlara bunları portalde doldurmaları için bildirim e-postası gider.

Paket ataması varsayılan işaretli aktif bir şablon gerektirir. Kurumunuzda böyle bir şablon yoksa seçenek kapalı görünür ve Belge şablonlarına giden bir bağlantı verir. Aktarım sonunda hiç belge atanmadıysa ekran bunu uyarır: varsayılan şablon bulunamamış ya da belgeler zaten atanmış olabilir.