Geleneksel ve tamamlayıcı tıp uygulaması yapan merkezlerde en sık duyulan cümle, tutulan bilginin “aslında sağlık verisi olmadığı” yönündedir: ağrı şikâyeti, uygulanan nokta protokolü, seans sonrası gözlem ve fotoğraf, klinik dosyadan çok bir hizmet kaydı gibi görülür. Bu bakış hem mevzuat hem de danışan güveni açısından hatalıdır. Bir kişinin belirli bir şikâyetle bu merkeze başvurmuş olması, uygulamanın hangi bölgeye yapıldığı ve sonrasında nasıl hissettiği, bir bütün olarak o kişinin sağlık durumuna ilişkin bilgidir ve özel nitelikli veri sayılır. Ayrıca bu alanda tanıtım kuralları çok daha dardır: iyileşme vaadi, hastalık tedavi iddiası ve danışan deneyimiyle yapılan reklam mevzuata aykırıdır. Bu pratik, kaydın sınırını netleştirir, aydınlatma ve açık rızayı uygulama bazında toplar, seans kaydını iddiadan arındırılmış bir dille kurar, tanıtım ve referans paylaşımını ayrı bir rıza katmanına alır ve erişim ile saklamayı düzene sokar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu alanda yaşanan sorunların çoğu açık bir ihlalden önce gündelik bir belirsizlikten doğar: kaydın ne olduğu, kimin görebileceği ve neyin paylaşılabileceği yazılı değildir. Belirsizlik ilk şikâyet ya da denetimde aniden somutlaşır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Şikâyet, uygulama bölgesi ve seans sonrası gözlem bir araya gelince sağlık verisidir. Rıza paylaşımı mümkün kılar ama tanıtımdaki sonuç iddiasını yasal hâle getirmez.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, merkezin kendini klinik bir kayıt tutucusu olarak görmemesidir. Hizmet algısı kayıt düzenini gevşetir, gevşek kayıt ise hem danışan güvenini hem de uygulayıcının kendi savunmasını zayıflatır. Üç yapısal eksiklik bunu sürdürür.
- 01
Veri sınıflandırması yapılmamış
Merkezde hangi bilginin kişisel, hangisinin özel nitelikli sayıldığı tanımlanmadığında koruma da tanımlanamaz. Şikâyet, uygulama bölgesi ve sonuç gözlemi bir araya geldiğinde ortaya çıkan bilgi, her hâlükârda sağlık verisidir. Sınıflandırma olmadan saklama süresi, erişim yetkisi ve silme kararı da verilemez.
- 02
Rıza uygulama bazına inmiyor
Akupunktur, kupa uygulaması, ozon ve benzeri yöntemler farklı risk profillerine sahiptir ve her biri için bilgilendirme ayrı yapılmalıdır. Tek bir genel onam, hem aydınlatma yükümlülüğünü karşılamaz hem de danışanın hangi uygulamaya neye dayanarak onay verdiğini gösteremez. Uygulama değiştiğinde rızanın yenilenmesi gerekir.
- 03
Tanıtım sınırı bilinmiyor
Sağlık alanında reklam ve tanıtım, genel ticari tanıtımdan çok daha dar bir çerçevededir: hastalık tedavi ettiği izlenimi veren ifadeler, danışan deneyimiyle yapılan tanıtım ve karşılaştırmalı üstünlük iddiası kullanılamaz. Rıza alınmış olması bu sınırı ortadan kaldırmaz. Rıza yalnızca kişisel verinin paylaşımını, mevzuat ise içeriğin kendisini düzenler.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 danışandan 4-7’si
En azÜst sınıra kadar
Şikâyet, uygulama ve sonuç kaydı tek dosyada toplanmamış kişiler.
Her 10 seanstan 5-8’i
En azÜst sınıra kadar
Genel onam dışında, uygulanan yönteme özgü bilgilendirme kaydı bulunmayan seanslar.
Yılda 36-120 gönderi
Ayda 3-10 gönderi birikince.
Her simge yaklaşık 10 gönderiÜst sınıra kadar
Sağlık beyanı ya da danışan deneyimi içeren sosyal medya paylaşımları.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Denetlenemeyen erişim
- Kullanıcıların tamamı
- Ortak hesap kullanıldığı için kimin hangi kaydı açtığı belirlenemeyen durum.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Çözüm klinik bir kurumsallaşmadır: merkez kendi kaydını sağlık kaydı olarak kabul eder ve buna uygun bir düzen kurar. Önce veri sınıflandırılır, sonra aydınlatma ve rıza uygulama bazına iner, seans kaydı gözlem diliyle yazılır, tanıtım ayrı bir izne bağlanır ve erişim ile saklama yazılı hâle gelir. Beş adım küçük merkezlerde de uygulanabilir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Yılda bir gözden geçirilir
Tuttuğunuz kaydı sağlık verisi olarak sınıflayın
Topladığınız bilgiyi listeleyin, sağlıkla ilgili olanı özel nitelikli diye işaretleyin.
Merkezde toplanan bilgi tek tek listelenir: kimlik ve iletişim bilgisi, başvuru şikâyeti, kullanılan ilaçlar ve bilinen hastalıklar, uygulama bölgesi ve protokolü, seans sonrası gözlem, varsa fotoğraf ve ölçüm. Bu listenin büyük bölümü kişinin sağlık durumuna ilişkindir ve özel nitelikli veri olarak işaretlenir. İşaretlemenin pratik bir karşılığı vardır. Her veri türü için kimin erişeceği, ne kadar saklanacağı ve nasıl korunacağı ancak bu sınıflamadan sonra yazılabilir.
- Toplanan tüm veri türlerini listeleyip özel nitelikli olanları işaretleyin
- Ajanda, defter ve telefondaki kayıtları tek danışan dosyasında birleştirin
- Aktarım sonrası kaynaklardaki kopyaları silin
Ayrıntısını okuyun
Sınıflandırma tamamlandığında dağınık kayıtlar tek bir danışan dosyasında birleştirilir. Ajandadaki notlar, defterdeki protokoller ve telefondaki fotoğraflar dosyaya aktarılır ve kaynaklarından silinir. Danışan başına tek dosya kuralı, hem uygulayıcının bir sonraki seansta geçmişi görmesini sağlar hem de bir bilgi talebi geldiğinde neyin nerede olduğu sorusunu ortadan kaldırır. Ayrıca merkezin işlediği verileri gösteren tek sayfalık bir envanter, olası bir denetimde ilk istenecek belgedir.
PratiVia’da: PratiVia danışan dosyası şikâyet, uygulama kaydı, ölçüm ve belgeleri tek yerde toplar. Veri türü bazında erişim yetkisi ve saklama süresi tanımlanabilir ve her görüntüleme iz bırakır.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5İlk başvuruda: uygulama değiştiğinde yenilenir
Aydınlatma ve açık rızayı uygulama bazında toplayın
Gebelik ve kan sulandırıcı gibi başlıkları sorun, rızayı her yöntem için ayrı alın.
İlk temasta danışana aydınlatma metni gösterilir: hangi verinin neden toplandığı, kimlerin göreceği, ne kadar saklanacağı ve hangi haklara sahip olduğu sade bir dille yazılır. Ardından uygulanacak yönteme özgü bilgilendirme yapılır. Akupunktur, kupa ve benzeri uygulamaların her birinin kendi hazırlık koşulları, olası geçici etkileri ve uygun olmayan durumları vardır. Gebelik, kanama bozukluğu, kan sulandırıcı kullanımı ve cilt bütünlüğü sorunları gibi başlıklar başvuru formunda ayrıca sorulur.
- Aydınlatma metnini ilk temasta, form akışının başına yerleştirin
- Her uygulama yöntemi için ayrı bilgilendirme ve rıza maddesi tanımlayın
- Uygun olmayan durumları başvuru formunda ayrıca sorun
- Rıza sürümünü, tarihini ve geri alma işlemini kayda geçirin
Ayrıntısını okuyun
Rıza kaydında imzanın yanında hangi sürüm metnin gösterildiği, tarih ve saat bilgisi de bulunur. Danışan yalnızca bazı uygulamalara rıza verebilir. Bu ayrım kayıtta görünür olmalıdır. Uygulama planı değiştiğinde rıza yenilenir, eski rıza geçmişte kalır ama silinmez. Rızanın geri alınabileceği baştan söylenir ve geri alma işlemi tarihiyle kaydedilir. Bu yapı, hem mevzuatın aradığı belgelenebilirliği sağlar hem de danışanın kendini bilgilendirilmiş hissetmesini kolaylaştırır.
PratiVia’da: PratiVia online formlar ile aydınlatma ve rıza uygulama bazında toplanır. Onam günlüğü metnin sürümünü ve zaman damgasını saklar, geri alma işlemi aynı günlüğe işlenir.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Her seansta
Seans kaydını gözlem diliyle ve iddiadan arınmış tutun
Danışanın ifadesini, yapılan işlemi ve gözlenen yanıtı yazın, kesin hüküm kurmayın.
Seans kaydı üç bölümden oluşur: danışanın kendi ifadesiyle aktardığı durum, uygulanan işlem ve gözlemlenen yanıt. Danışanın ifadesi tırnak içinde ya da aktarım olarak yazılır. Uygulama bölgesi, süresi, kullanılan malzeme ve varsa seans içi gözlem kayda geçer. Sonuç bölümüne danışanın bildirdiği değişim ve uygulayıcının gözlemi yazılır. “Şikâyetin geçti” gibi kesin hüküm cümleleri kullanılmaz. Ağrı gibi öznel başlıklarda sayısal bir ölçek kullanmak, zaman içindeki değişimi tartışmasız biçimde izlemeyi sağlar.
- Seans kaydını danışan ifadesi, uygulama ve gözlem olarak üç bölüme ayırın
- Öznel şikâyetlerde sayısal ölçek kullanın
- Tanı koyan ve iyileşme ilan eden ifadeleri kayıttan çıkarın
- Hekime yönlendirme kararlarını gerekçesiyle yazın
Ayrıntısını okuyun
Kayıtta seçilen kelimelerin hukuki sonuçları da olur. Bir hastalığın tedavi edildiğini ima eden kayıtlar, hem yetki sınırını aşan bir izlenim yaratır hem de tanıtım içeriğine dönüştüğünde mevzuata aykırı hâle gelir. Kayıtta ilaç değişikliği önerisi ya da hekim tanısını değiştiren ifadeler yer almaz. Danışanın kullandığı ilaçlar yalnızca uygunluk değerlendirmesi için sorulur. Kırmızı bayrak sayılabilecek bulgularda hekime yönlendirme yapılır ve yönlendirme kayda yazılır. Bu yaklaşım hem danışan güvenliğini hem de merkezin kendi sorumluluk sınırını korur.
PratiVia’da: PratiVia seans notu şablonu bölümlü alanlar ve sayısal ölçek tanımlamaya izin verir. Kayıtlar danışan dosyasına bağlanır ve geçmiş seanslar zaman çizelgesinde karşılaştırmalı görünür.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Her paylaşım öncesi
Tanıtım ve referans paylaşımını ayrı izne bağlayın
Tanıtım iznini ayrı formla alın, yayından önce içeriği tek bir sorumluya onaylatın.
Danışan memnuniyetini paylaşmak, merkezlerin en sık başvurduğu tanıtım yöntemidir ve iki ayrı sınıra aynı anda çarpar. Birincisi kişisel veri sınırıdır: bir kişinin bu merkeze başvurduğunu göstermek, açık rıza olmadan paylaşılamaz. İkincisi içerik sınırıdır: sağlık alanında danışan deneyimiyle tanıtım yapılamaz, hastalık tedavi edildiği izlenimi verilemez ve sonuç vaadinde bulunulamaz. Rıza birinci sınırı aşmayı sağlar, ikincisini asla kaldırmaz.
- Tanıtım iznini mecra ve süre belirterek ayrı formda alın
- İçerikte sonuç vaadi, tedavi iddiası ve karşılaştırma kullanmayın
- Danışan yorumu ve mesaj ekran görüntüsü paylaşmayın
- Yayın öncesi içerik kontrolünü tek bir sorumluya bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Bu nedenle tanıtım izni ayrı bir formda alınır. Hangi görselin, hangi mecrada, ne kadar süreyle kullanılacağı yazılır ve iznin geri alınabileceği belirtilir. İzin alınsa bile paylaşılan içerik bilgilendirici olmalıdır: uygulamanın ne olduğu, nasıl yapıldığı, kimlere uygun olmadığı anlatılabilir. Sonuç iddiası kurulamaz. Danışan yorumlarının ekran görüntüsüyle yayımlanması, yüz görünmese bile riskli bir alışkanlıktır. Merkez, tanıtım içeriklerini yayın öncesi tek bir kişinin kontrolünden geçirir ve onaylanan içerikleri tarihiyle birlikte arşivler.
PratiVia’da: PratiVia onam günlüğünde tanıtım izni uygulama rızasından ayrı bir kayıt olarak tutulur. İzni bulunmayan danışanların görselleri paylaşıma uygun listesinde görünmez ve geri alma günlüğe işlenir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez. Aylık gözden geçirme
Erişim, saklama ve veri hakları akışını kurun
Her kullanıcıya ayrı giriş verin, veri hakları başvurusunu tek kanaldan tarihli izleyin.
Merkezdeki her rol için erişim yazılır: resepsiyon randevu, iletişim ve ödeme bilgisini görür. Uygulayıcı kendi danışanlarının klinik kaydına erişir. Yönetici raporlara bakar ama seans içeriğini rutin olarak açmaz. Ortak hesap kaldırılır ve her kullanıcıya kendi girişi tanımlanır, çünkü ortak hesap hem denetim kaydını anlamsızlaştırır hem de ayrılan personelin erişimini kapatmayı imkânsız kılar. Kayıt açma ve belge indirme işlemleri değiştirilemez bir denetim izine düşer.
- Rol bazlı erişim tablosunu yazın ve ortak hesabı kaldırın
- Veri türü bazında saklama süresini belirleyip yıllık gözden geçirin
- Danışan başvuruları için tek kanal tanımlayın ve süresinde yanıtlayın
- Aylık erişim raporunu okuyup bulguları yazılı kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Saklama süresi veri türü bazında yazılır ve süresi dolan kayıtlar yıllık olarak gözden geçirilir. Kalıcı silme yerine arşivleme ve kimlik bilgilerinin ayrıştırılması tercih edilir, mali kayıtlar ise kendi yükümlülüğüne tabi kalır. Danışanın bilgi talebi, düzeltme ve silme başvuruları için tek bir kanal tanımlanır. Başvurular tarihiyle kaydedilir ve mevzuatın öngördüğü süre içinde yanıtlanır. Aylık olarak erişim raporu okunur ve olağandışı hareketler değerlendirilir. Böylece merkez, büyüdükçe kontrolü kaybetmek yerine kurumsallaşır.
PratiVia’da: PratiVia rol ve izin matrisi klinik kayda erişimi ayrı yetki olarak tanımlar. Denetim izi silinemez biçimde tutulur ve veri hakları başvuruları danışan dosyasında tarihiyle izlenir.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia geleneksel ve tamamlayıcı uygulama merkezini klinik bir kayıt tutucusu gibi donatır: dosya bütünlüklüdür, rıza uygulama bazındadır, tanıtım izni ayrı bir katmanda durur ve her erişim silinemez bir kayıtta birikir.
Bütünlüklü danışan dosyası
Şikâyet, uygulama kaydı, ölçüm ve belgeler tek dosyada toplanır. Veri türü bazında erişim ve saklama süresi tanımlanabilir.
Danışan yönetimiUygulama bazlı sürümlü rıza
Aydınlatma ve açık rıza her yöntem için ayrı alınır. Onam günlüğü metnin sürümünü, tarihini ve geri alma işlemini saklar.
Online formlarÖlçekli ve bölümlü seans kaydı
Seans notu danışan ifadesi, uygulama ve gözlem bölümleriyle tutulur. Sayısal ölçekler zaman çizelgesinde karşılaştırmalı görünür.
Seans notlarıAyrı tanıtım izni ve denetim izi
Tanıtım izni klinik rızadan bağımsız kaydedilir. İzni olmayan görseller paylaşım listesine düşmez ve tüm erişimler denetim izinde görünür.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğu, danışan dosyalarının tek yerde toplanmasından ve rıza kayıtlarının eksiksiz hâle gelmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk ayda başlangıç değerini, üçüncü ayda kalıcı eğilimi verir.
Tek dosyada toplanan danışan oranı
%95 ve üzeri
Aktif danışanlar içinde şikâyet, uygulama ve gözlem kaydı tek dosyada olanların payı
Uygulama bazlı rıza kaydı
%100
Yapılan seanslardan uygulanan yönteme özgü rıza kaydı bulunanların payı
Yayın öncesi kontrolden geçen içerik
%100
Paylaşılan tanıtım içerikleri içinde sorumlu onayı kaydedilenlerin payı
Veri hakları başvurusu yanıt süresi
Mevzuat süresi içinde
Başvuru tarihi ile yanıt tarihi arasındaki gün farkının ortalaması
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Topladığınız veri türlerini listeleyip sınıflandırın. Ajanda, defter ve telefondaki kayıtları tek danışan dosyasına aktarma çalışmasını başlatın.
Veri envanteri hazır, dosya birleştirme başladı
2. hafta
Aydınlatma metnini ve uygulama bazlı rıza formlarını hazırlayın. Uygun olmayan durum sorularını başvuru formuna ekleyin.
Onam akışı yayında, başvuru formu güncellendi
3. hafta
Seans notu şablonunu bölümlü yapıya geçirin, sayısal ölçeği tanımlayın ve kayıt dilini ekiple birlikte gözden geçirin.
Bölümlü seans kaydı ve ortak kayıt dili uygulamada
4. hafta
Tanıtım izni formunu ve yayın öncesi kontrol adımını kurun. Rol bazlı erişimi tanımlayıp ilk erişim raporunu okuyun.
Tanıtım izni akışı ve kişiye özel hesaplar devrede
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Tedavi iddiasında bulunmuyorsam kaydım yine de sağlık verisi mi?
Evet. Verinin niteliğini bilginin neye ilişkin olduğu belirler, merkezin kendini nasıl tanımladığı bunu değiştirmez. Bir kişinin belirli bir şikâyetle başvurduğu, hangi bölgeye uygulama yapıldığı ve sonrasında nasıl hissettiği bilgisi bir bütün olarak o kişinin sağlık durumuna işaret eder. Bu nedenle kayıt özel nitelikli veri koruması altındadır: erişimi sınırlı tutulmalı, saklama süresi yazılmalı ve paylaşımı açık rızaya ya da kanuni bir dayanağa bağlanmalıdır.
Tek bir genel onam formu neden yeterli olmuyor?
Çünkü tek form birbirinden farklı üç işlemi birleştirir: uygulamaya onay, kişisel verinin işlenmesine açık rıza ve tanıtımda kullanıma izin. Bunlar farklı hukuki zeminlere oturur ve danışan birine evet, diğerine hayır diyebilmelidir. Ayrıca aydınlatma yükümlülüğü, uygulanan yönteme özgü bilgi verilmesini gerektirir. Genel bir metin bunu karşılamaz. Ayrıştırılmış rıza hem mevzuata uygundur hem de bir itiraz durumunda merkezin elindeki tek somut belgedir.
Memnun bir danışanın yorumunu paylaşmam neden sorun olsun?
İki ayrı nedenle. Birincisi, kişinin bu merkeze başvurduğunu göstermek başlı başına bir sağlık verisi açıklamasıdır ve açık rıza gerektirir. İkincisi, sağlık alanında danışan deneyimiyle tanıtım yapılması mevzuatça sınırlandırılmıştır. Rıza alınmış olması bu sınırı kaldırmaz. Bunun yerine uygulamanın ne olduğunu, nasıl yapıldığını ve kimlere uygun olmadığını anlatan bilgilendirici içerik üretmek hem güvenli hem de uzun vadede daha etkilidir.
Danışan geçmiş kayıtlarının silinmesini isterse ne yapmalıyım?
Talep kayda alınır ve mevzuatın öngördüğü süre içinde yanıtlanır. Uygulamada kalıcı silme her zaman mümkün değildir: mali kayıtlar kendi saklama yükümlülüğüne tabidir ve olası bir sorumluluk tartışması için bazı bilgilerin korunması gerekebilir. Bu durumda kimlik bilgileri ayrıştırılarak kayıt anonim hâle getirilir ve danışana hangi bilginin neden korunduğu gerekçesiyle açıklanır. Hem talep hem de verilen yanıt tarihiyle birlikte dosyaya işlenir.
Tek uygulayıcılı küçük bir merkezde bu düzen gerekli mi?
Gereklidir, üstelik kurulumu da daha kolaydır. Tek uygulayıcılı merkezde tüm sorumluluk doğrudan o kişinin üzerindedir. Bir şikâyet başvurusunda ya da denetimde istenecek belgeler aynıdır. Veri envanteri, aydınlatma metni, uygulama bazlı rıza ve saklama süresi tablosu birkaç saatlik bir hazırlıktır. Buna karşılık bu belgelerin yokluğu, tek bir olayda hem idari yaptırım hem de itibar kaybı anlamına gelir ve küçük merkezde bu kayıp oransal olarak çok daha ağırdır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
