Psikiyatri muayenehanesinde günün nasıl geçeceğini hasta sayısı kadar, hangi hastanın ne için geldiği de belirler. İlk görüşmede öykü alınır, mental durum değerlendirilir ve tedavi planı konuşulur. Aynı gün gelen bir başka hasta için ise ilaç uyumunu gözden geçirip reçeteyi yenilemek yeterli olabilir. İki iş arasındaki süre farkı belirgindir. Takvim tek bir standart aralıkla kurulduğunda ise ilk görüşme taşar, sonraki hasta bekler ve gecikme gün boyunca birikir. Akşamüstü randevusu olan hasta bunun bedelini öder. Bu pratik takvimi işin gerçeğine göre kurar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu sorun her gün aynı saatte başlar: ikinci ya da üçüncü hastadan sonra takvim gerçeği yansıtmayı bırakır. Hekim geç kaldığını bilir ama nedeni gün içinde görünmez, çünkü her görüşme kendi içinde makul sürmüştür. Tabloya yakından bakıldığında dört şey göze çarpar.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
İlk görüşme ile reçete yenileme kontrolüne aynı süreyi ayırmayın. Her tipe ölçülmüş gerçek süresini verin, gün akşama kaymasın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Gecikme çoğu zaman farklı sürelerdeki işlerin tek bir kalıba sokulmasından doğar. Takvim tek bir aralık tanıdığında, ondan uzun süren her görüşme kalan günün tamamını iter. Üç eksiklik bu kalıbı ayakta tutar.
- 01
Randevu tipleri tanımlı değil
İlk görüşme, kontrol, reçete yenileme ve rapor değerlendirmesi ayrı tipler olarak tanımlanmadığında hepsi aynı süreyi alır varsayılır. Süresi farklı olan işler aynı kalıpta planlandığında, en uzun olanı diğerlerinin zamanını yer. Sorun yapının kendisinden kaynaklandığı için daha fazla dikkat göstererek çözülemez.
- 02
Süreler ölçülmemiş, tahmin edilmiş
Bir görüşmenin ne kadar sürdüğü çoğu muayenehanede hiç ölçülmez. Oysa bu bilgi zaten kayıtlarda vardır: randevunun başlangıç ve bitiş saatleri. Birkaç haftalık gerçek veriye bakmak, tahminle belirlenmiş bir sürenin nerede yanlış olduğunu açıkça gösterir ve düzeltmeyi kolaylaştırır.
- 03
Yeni hasta kontenjanı sınırlanmamış
Günlük ilk görüşme sayısına bir sınır konmadığında dağılım günden güne rastgele değişir. Üst üste dört ilk görüşme yapılan bir gün hem klinik açıdan yorucudur hem de gecikmeyi kaçınılmaz kılar. Günde iki ya da üç yeni hasta sınırı, hem hekimi hem takvimi korur.
Bu sorunun size bedeli
40-90 dakika → 20 dakika
- Bugün
- 40-90 dakika
- Hedef
- 20 dakika
Süre farkı planlanmadığı için akşama doğru biriken sapma. Hedef yirmi dakikanın altı.
Yılda 140-380 aralık
Haftada 3-8 aralık birikince.
Her simge yaklaşık 25 aralıkÜst sınıra kadar
Kısa görüşmeler için gereğinden uzun ayrılan ve değerlendirilemeyen zaman.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 randevudan 19’u
En az
Hedef: randevuların yüzde doksan beşi ve fazlasının muayenede tip değişikliği gerektirmemesi.
- İkinci randevuya çağrılan hasta
- Ayda birkaç vaka
- Süre yetmediği için görüşmenin tamamlanamaması.
- Bekleyen hasta
- Randevuların çoğunda
- Zincirleme gecikme nedeniyle randevu saatinden sonra alınan hastalar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, görüşmeleri kısaltmadan her işe gerçekte sürdüğü kadar zaman ayırmaktır. Randevu tiplerini ayırmak, süreleri ölçülmüş veriye dayandırmak ve günlük yeni hasta sayısını sınırlamak bir araya geldiğinde gün sonunda biriken gecikme büyük ölçüde ortadan kalkar. Beş adım bu üçünü sırayla kurar.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez
Randevu tiplerini ayrı ayrı tanımlayın
Üç dört randevu tipini süresiyle ve hangi durumda seçileceğiyle birlikte yazın.
İlk görüşme, rutin kontrol, kısa kontrol ve rapor değerlendirmesi gibi randevu tipleri kendi süreleriyle tanımlanmalıdır. Tiplerin sayısını abartmamak gerekir. Üç dört tip çoğu muayenehane için yeterlidir ve fazlası randevu verecek kişiyi zorlar.
- Üç dört randevu tipi tanımlayın. Daha fazlasına çıkmayın
- Her tipin hangi hastayı kapsadığını yazılı hâle getirin
- Sınırdaki durumlar için birkaç örnek verin
Ayrıntısını okuyun
Her tipin ne anlama geldiği de yazılı olmalıdır. Sekreterin telefonda hangi tipi seçeceğini bilmesi, sistemin işlemesi için şarttır. “Daha önce gelmemiş hasta” ile “üç aydır gelmemiş hasta” arasındaki farkın nasıl ele alınacağı gibi durumlar birkaç maddede netleştirilebilir. Bu netlik olmadan tipler tanımlanmış olsa bile yanlış seçilir ve sistem baştan işlevini kaybeder. Yazılı ölçüt, tereddüt anında bakılacak yerdir ve bir kez hazırlandığında yıllarca kullanılır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde her hizmet kendi süresi ve ücretiyle tanımlanır, randevu oluşturulurken tip seçildiğinde takvimde ayrılan aralık da buna göre otomatik olarak belirlenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5İlk ay ve altı ayda bir
Süreleri gerçekleşen kayıtlarla belirleyin
Birkaç hafta başlangıç ve bitiş saatini kaydedin, ortalamayla birlikte dağılıma bakın.
Bir görüşmenin ne kadar sürdüğü tahmin edilmemeli, ölçülmelidir. Randevunun fiilen başladığı ve bittiği saat birkaç hafta boyunca kaydedildiğinde ortalama süre kolayca hesaplanır.
- Birkaç hafta boyunca gerçek başlangıç ve bitiş saatlerini kaydedin
- Ortalamaya değil dağılıma bakın
- Süreleri uzun tarafa göre belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Ölçümde ortalamanın yanında dağılıma da bakmak gerekir. İlk görüşmelerin yarısı kırk dakikada bitiyor ama yarısı yetmiş dakika sürüyorsa, ortalama olan elli beş dakika hiçbir hasta için doğru değildir. Böyle bir durumda ya iki ayrı tip tanımlamak ya da uzun tarafa göre planlamak gerekir. Erken biten bir görüşmenin kimseye zararı yoktur. Geç biten bir görüşme ise sonraki tüm hastaları etkiler. Planlamada bu asimetriyi gözetmek, ortalamaya bakmaktan daha isabetli sonuç verir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu süreleri hizmet bazında listelenir. Planlanan ile gerçekleşen aralık farkı ayrı bir hesaplama yapmadan görülür ve tanımlar buna göre güncellenir.
Raporlar - 3Adım 3 / 5Her gün
Günlük yeni hasta sayısını sınırlayın
Hekimle günlük ilk görüşme sınırını belirleyin ve takvimde kontenjan olarak tanımlayın.
Aynı güne alınacak ilk görüşme sayısına bir üst sınır konmalıdır. Bu sınır klinik bir karardır ve hekimin çalışma temposuna göre belirlenir. Ancak sınırın var olması her muayenehanede işe yarar.
- Günlük ilk görüşme sayısına üst sınır koyun
- Sınırı takvimde uygulanabilir hâle getirin
- Yeni hastaları haftaya dengeli dağıtın
Ayrıntısını okuyun
Sınırın takvimde uygulanabilir olması da gerekir. Sekreterin “bugün bir yeni hasta daha alabilir miyiz” diye sorması gereken bir düzen, yoğun bir günde kaçınılmaz olarak atlanır. Kontenjan takvimde tanımlıysa soru hiç doğmaz. Yeni hastaların haftaya dengeli dağıtılması ayrıca klinik olarak da anlamlıdır: art arda yapılan ilk görüşmeler yoğun dikkat gerektirir ve dördüncüsünde verilen değerlendirme, birincisiyle aynı kalitede olmayabilir. Bu, kimsenin yüksek sesle söylemediği ama herkesin bildiği bir gerçektir.
PratiVia’da: PratiVia takviminde belirli hizmetler için gün bazında kontenjan tanımlanabilir. Sınır dolduğunda o güne yeni randevu açılmaz ve kontrol elle yapılmak zorunda kalmaz.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Her randevuda
Randevu verirken doğru tipi seçtirin
Daha önce gelinmiş mi, ne zaman, ne için diye sorup tipi seçin.
Telefonda ya da çevrim içi randevu sırasında hangi tipin seçileceği, birkaç basit soruyla belirlenebilir: daha önce gelinmiş mi, en son ne zaman gelinmiş, talep neyle ilgili. Bu üç soru çoğu durumda doğru tipi verir.
- Tip seçimini üç kısa soruya bağlayın
- Çevrim içi randevuda ilk kez gelip gelmediğini sorun
- Gün başında randevu listesini tip açısından gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Çevrim içi randevu kullanılıyorsa aynı ayrım hastaya da sorulmalıdır. “İlk kez mi geliyorsunuz” sorusu, yanlış süreyle açılan randevuların büyük bölümünü baştan önler. Yine de yanlış seçim olacaktır. Bunun için de bir düzeltme yolu bulunmalıdır. Görüşme başlamadan fark edilen bir tip hatası, takvimde hâlâ düzeltilebilir. Muayene odasında fark edilen ise düzeltilemez. Bu yüzden gün başında randevu listesine kısa bir göz atmak, en ucuz kontrol noktasıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da çevrim içi randevu formunda hizmet seçimi hastaya bırakılabilir ya da yönlendirici sorularla belirlenebilir. Yanlış seçilen tip takvimden birkaç saniyede düzeltilir.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Gün sonu sapmasını aylık okuyun
Ayda bir gecikmenin hangi tipte ve günün hangi saatinde biriktiğine bakın.
Ayda bir bakılacak iki sayı planın gerçeğe ne kadar yaklaştığını gösterir: randevu başına ortalama gecikme ve gün sonundaki toplam sapma.
- Randevu başına ortalama gecikmeyi tip bazında izleyin
- Sürekli taşan tiplerin süresini güncelleyin
- Gün ortasına tampon aralık ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Gecikme belirli bir tipte yoğunlaşıyorsa o tipin süresi yetersizdir ve güncellenmelidir. Gecikme günün ilerleyen saatlerinde büyüyorsa sorun büyük ihtimalle günün toplam yükündedir. Bu durumda hasta sayısını azaltmak ya da aralara kısa tampon eklemek gerekir. Öğle saatine ya da gün ortasına konacak yirmi dakikalık bir boşluk, birikmiş gecikmeyi soğurur ve günün ikinci yarısını kurtarır. Bu boşluğun kullanılmadığı günlerde ise dosya çalışması ya da telefonla dönüş için değerlendirilebilir. Hiçbir şekilde boşa gitmez.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu başlangıç ve bitiş verileri dönem bazında karşılaştırılır. Hangi hizmet tipinde gecikmenin biriktiği elle sayım gerektirmeden okunur.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek aralıklı bir randevu defteri, farklı sürelerdeki işleri aynı kutuya koyar. Gecikme de bu kutunun doğal sonucudur. Psikiyatride ise süre farkı işin özündedir. PratiVia her hizmeti kendi süresiyle tanır.
Kendi süresi olan randevu tipleri
Her hizmet süresiyle tanımlanır. Takvimde ayrılan aralık seçilen tipe göre otomatik belirlenir.
Randevu yönetimiGün bazında kontenjan
İlk görüşme gibi yoğun hizmetler için günlük sınır konur. Sınır dolduğunda o güne randevu açılmaz.
Randevu yönetimiGerçekleşen süre raporu
Planlanan ve fiilî süreler hizmet bazında karşılaştırılır. Tanımlar biriken süre verisine göre güncellenir.
RaporlarYönlendirmeli çevrim içi randevu
Hasta randevu alırken doğru hizmete yönlendirilir. Yanlış tiple açılan randevular baştan azalır.
Randevu yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini anlamanın en pratik yolu, gün sonunda ne kadar geride kalındığına bakmaktır. İkinci ölçüt de randevuların doğru tiple açılıp açılmadığıdır. Aşağıdaki göstergeler ikisini de izlenebilir kılar.
Gün sonu birikmiş sapma
Yirmi dakikanın altı
Son randevunun planlanan ve fiilî bitiş saati arasındaki fark.
Doğru tiple açılan randevu oranı
%95 ve üzeri
Muayenede tip değişikliği gerektirmeyen randevuların payı.
Tip bazında süre sapması
%15’in altı
Tanımlı süre ile gerçekleşen sürenin ortalama farkı.
Günlük yeni hasta sayısı
Belirlenen sınır içinde
Aynı güne alınan ilk görüşme sayısının tanımlı kontenjanla karşılaştırılması.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Randevu tiplerini tanımlayın ve seçim ölçütlerini yazın.
Tanımlı randevu tipleri
2. hafta
Gerçekleşen süreleri kaydetmeye başlayın.
Ölçülmüş süre verisi
3. hafta
Süreleri veriye göre güncelleyin. Günlük kontenjanı devreye alın.
Gerçekçi süre ve kontenjan
4. hafta
Gün ortası tamponunu ekleyin ve ilk aylık sapma okumasını yapın.
Tamponlu takvim ve sapma raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Kaç randevu tipi tanımlamalıyım?
Üç dört tip çoğu muayenehane için yeterlidir: ilk görüşme, rutin kontrol, kısa kontrol ve varsa rapor değerlendirmesi. Daha fazlasına çıkmak randevu verecek kişiyi zorlar ve yanlış seçim oranını yükseltir. Belirleyici olan, her tipin hangi hastayı kapsadığının yazılı olmasıdır. Sınırdaki durumlar için birkaç örnek vermek de işe yarar. Tereddüt anında bakılacak bir yer olduğunda seçim doğru yapılır.
Görüşme sürelerini nasıl belirlemeliyim?
Birkaç haftalık gerçek veriye bakarak. Randevunun fiilen başladığı ve bittiği saat kaydedildiğinde ortalama süre kısa sürede belirginleşir. Ancak yalnızca ortalamaya bakmak yanıltıcı olur. Dağılıma da bakmak gerekir. Süreleri uzun tarafa göre belirlemek daha isabetli sonuç verir, çünkü erken biten bir görüşmenin kimseye zararı yoktur. Geç biten bir görüşme ise o günün tüm hastalarını etkiler.
Günlük yeni hasta sınırı koymak hasta kaybettirmez mi?
Sınıra ulaşıldığında yeni hastaya başka bir gün önerilir. Bu yüzden kayıp yaratmaz. Aksine, art arda yapılan dört ilk görüşmenin sonuncusunda verilen değerlendirme birincisiyle aynı kalitede olmayabilir. Sınırın var olması hem hekimi hem de hastaları korur. Sayının ne olacağı ise kişisel bir tempo meselesidir ve hekime sorulmadan belirlenmemelidir. Kimileri için üç, kimileri için iki uygundur.
Yanlış tiple açılan randevuyu nasıl önlerim?
Telefonda üç kısa soru çoğu durumda yeterlidir: daha önce gelinmiş mi, en son ne zaman gelinmiş ve talep neyle ilgili. Çevrim içi randevuda ise “ilk kez mi geliyorsunuz” sorusu tek başına yanlış seçimlerin büyük bölümünü önler. Yine de hata olacaktır. Bu yüzden gün başında randevu listesine kısa bir göz atmak en ucuz kontrol noktasıdır. Görüşme başlamadan fark edilen bir tip hatası hâlâ düzeltilebilir.
Gecikme birikiyorsa ne yapmalıyım?
Önce nerede biriktiğine bakmak gerekir. Belirli bir tipte yoğunlaşıyorsa o tipin süresi yetersizdir. Gün ilerledikçe büyüyorsa sorun toplam yüktedir. Bu durumda gün ortasına yirmi dakikalık bir tampon eklemek çoğu zaman yeterli olur. Bu boşluk birikmiş gecikmeyi soğurur ve günün ikinci yarısını kurtarır. Kullanılmadığı günlerde ise dosya çalışmasına ya da telefonla dönüşlere ayrılır. Boşa gitmez.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
