Ödev ve takip: danışana ödev ya da ölçek atama, yanıtları okuma

Danışan dosyasının Takip bölümündeki Ödev ve takip kartında sağ üstteki Ata düğmesine basın. Açılan pencerenin en üstünde iki seçim durur: Son tarih (Yok, 3 gün, 1 hafta, 2 hafta: varsayılan 1 hafta) ve Sıklık (Önerilen, Tek sefer, Her gün, Haftada bir, 2 haftada bir, 4 haftada bir). “Önerilen”, şablonun ya da ölçeğin kendi önerdiği aralıktır. Altında Hazır ödevler listesi gelir: kurumunuzun kütüphanesindeki şablonlar ve sektörünüz için önerilen ödevler. Her satırdaki Ata ödevi o anki seçimlerle hemen verir. Danışana portal bildirimi gider.

Ödevi değiştirmek isterseniz aynı satırdaki Düzenle formu şablonun bütün içeriğiyle dolu açar: serbest ödevde kontrol listesi maddeleri, alışkanlıkta birim ve haftalık hedef, günlükte yönerge, yazma sıklığı ve en az kelime, okumada kaynak ve bağlantı, egzersizde set, tekrar ve video bağlantısı. Yalnız değiştirmek istediğinizi değiştirip Ata’ya basarsınız. Listede uygun bir şey yoksa pencerenin altındaki Boş ödev yaz ile türü seçip sıfırdan yazarsınız.

1. 1Danışan dosyası › Takip › Ödev ve takip › Ata.
2. 2Gerekirse üstte son tarihi ve sıklığı değiştirin.
3. 3Hazır ödevin yanındaki Ata’ya basın (ya da Düzenle ile içeriği değiştirip Ata).

Kurumunuzda ölçüm modülü açıksa aynı pencerede Ölçekler bölümü görünür. Sektörünüze uyan ölçekler önce gelir (ör. psikolojide PHQ-9, GAD-7, WHO-5, fizyoterapide NPRS ve Berg). Danışanın kendi doldurabildiği ölçekte Ata ölçeği portaldeki Ölçeklerim sayfasına gönderir. Sıklık “Önerilen” ise ölçeğin önerdiği aralıkla yinelenir.

Seansta doldur ölçeği uzman ekranında açar: maddeleri danışanla birlikte tek dokunuşla işaretlersiniz, alt çubukta yanıt sayısı ve anlık puan görünür. Kaydet sonrası puan, şiddet bandı ve bandın önerisi gösterilir. Yanıt risk eşiğini aşarsa danışanın sorumlu uzmanına anında bildirim gider, kurumda açıksa güvenlik planı görevi oluşur ve danışan dosyasının üstünde risk bandı belirir. Bekleyen bir ölçek atamasını seansta doldurduğunuzda atama da tamamlanmış sayılır.

Berg gibi uzmanın uyguladığı testler ve telifli ölçekler (ODI, NDI, QuickDASH, LEFS) portale gönderilmez, yalnız seansta doldurulur. Telifli ölçeğin madde metni platformda yoktur. Kurumunuzun lisanslı formundan okuduğunuz puanları girersiniz ve kaydetmeden önce “Kurumumuzun bu ölçek için geçerli lisansı var” kutusunu işaretlemeniz gerekir.

Kartta dört sayaç durur: bekleyen, tamamlanan, geciken ve yeni yanıt. Danışan bir ödevi tamamladığında satırda “1 yeni yanıt” rozeti çıkar ve tamamlama ertesi sabahki Günlük özete girer. Her tamamlamada ayrıca bildirim almak isterseniz Bildirimler sayfasındaki Tamamlananları anında bildir anahtarını açın (varsayılan kapalı). Bildirime tıklayınca danışan dosyası o ödevin yanıtları açık hâlde açılır. Risk işareti bu ayardan bağımsız her zaman anında bildirilir. Bu olaylar için e-posta gönderilmez.

Yanıtlar düğmesi her kaydı tarih sırasıyla gösterir: günlük metni, işaretlenen ve işaretlenmeyen kontrol listesi maddeleri, alışkanlıkta hedefe karşı gerçekleşen sayı, egzersizde set, tekrar, süre, ağrı ve zorluk, okumada danışanın notu. Ölçekte puan, şiddet bandı ve “Cevapları göster” ile madde madde yanıtlar. Okuduktan sonra isterseniz hazır cümlelerden birine dokunun (“Harika gidiyorsun”, “Emeğine sağlık”, “Böyle devam”, “Seansta konuşalım”) ya da en çok 280 karakterlik kendi notunuzu yazın, sonra Görüldü’ye basın. O ana kadarki yanıtlar okunmuş sayılır ve rozet kalkar. Danışana bildir açıkken danışanın portalinde ve telefonunda “Uzmanınız yanıtınızı gördü” bildirimi belirir. Notunuz yalnız oturum açmış danışanın ödev kartında ve Bugün sayfasında görünür, e-postaya yazılmaz. Anahtarı kapatırsanız danışana hiçbir şey gitmez. Bekleyen bir ödevi İptal et ile geri alabilirsiniz. Kayıt silinmez, geçmişte iptal olarak kalır.

Dil-konuşma, ergoterapi, çocuk gelişimi, fizyoterapi ve psikolojide danışanın ödeve eklediği ses ve video kaydı Çalışma materyali olarak işaretlenir. Platform sektör için kısa bir saklama süresi seçtiyse satırda saklama sonu tarihi yazar. Danışanın açık rızasında “Değerlendirme ve ilerleme takibi için ses ve video kaydı” seçeneği işaretli değilse satırda Kayıt rızası yok yazar. Yükleme engellenmez (sağlık hizmeti KVKK m.6/3-e’ye dayanabilir), kaydı yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanın. Seans notuna eklediğiniz ses ve video için de aynı uyarı ek satırında görünür.

Çalışma materyalini kalıcı tutmak isterseniz ek satırındaki Kayda dönüştür düğmesine basın. Dosya klinik kayıt olur, saklama sonu kalkar ve işlem denetim kaydına yazılır. Saklama sonu geçen materyal için günlük tarama ayda bir kez kurum sahibine görev açar. Platform dosyayı kendiliğinden silmez, gerekmeyeni kurumunuzun saklama politikasına göre siz silersiniz. Kaydı süpervizyonda konuşmak için aynı satırdaki Süpervizöre aç düğmesi kaydı süpervizörünüze süreli açar (Süpervizyon makalesi).

Dil ve konuşma terapisi, ergoterapi ve fizyoterapide portalden gelen her teslimin altında Geri bildirim yaz düğmesi çıkar. Veli videosunu izledikten sonra hazır cümlelerden birini seçin (“Çok güzel model oldunuz”, “Bekleme süresini biraz daha uzatalım”) ya da en çok 500 karakter yazın. Puan ve harf notu bu sektörlerde verilmez. Geri bildirim tarihiyle kaydedilir, danışanın Ödevlerim sayfasında o ödevin altında görünür. Veliye nötr bir portal bildirimi gider, yorum bildirime ve e-postaya yazılmaz. Çocuk gelişimi ve özel derste aynı yerde not verme sürer, yorum alanı orada da vardır. Mobil uzman uygulamasında Daha › Ödev teslimleri (ya da kişinin dosyasındaki Bakım araçları) teslimleri ve ekleri açar, aynı geri bildirimi ve notu telefondan yazdırır.

Her ödev satırında küçük bir çubuk ve “Son 7 gün 5/7” yazar: son yedi günde yapılması beklenenin kaçının yapıldığı. Beklenen sayı ödevin sıklığından gelir: her gün yazılacak bir günlükte her gün, haftada üç kez hedefli bir alışkanlıkta haftada üç, tek seferlik ödevde son tarih. Bugün henüz yapılmadıysa bugün beklentiye katılmaz. Kartın altında danışanın tüm çalışmalarının toplamı ve seri (art arda kaç gün en az bir kayıt girdiği) görünür. Danışan portalde ve mobil uygulamada aynı sayıları görür.

Son tarihi olan her ödev ve ölçek için danışana son tarih günü sabahı tek bir hatırlatma gider (“Bugün yapacağınız 2 çalışma var”). Son tarih geçerse bir kez daha “Geciken 1 çalışmanız var” der, her gün tekrarlamaz. Portal bildirimi ve uygulama yüklüyse telefon bildirimi her zaman gider. E-posta adresi olan danışana yalnız “Bekleyen çalışmalarınız var” yazan bir e-posta gider. Gönderim saati, gecikme hatırlatması ve ücretli SMS/WhatsApp işaretçisi Ayarlar › Çalışma hatırlatmaları ekranındadır. SMS ve WhatsApp varsayılan kapalıdır ve metinlerinde çalışmanın adı yazmaz. Otomatik iletiler yalnız gündüz gider (seçtiğiniz saatten 21:00’e kadar, gece hiçbir hatırlatma, talimat ya da takip ölçeği gönderilmez). Bir danışana ödev, ilaç, hazırlık talimatı ve takip hatırlatmalarının toplamında günde en fazla 2 SMS/WhatsApp gider. Fazlası yalnız portal ve telefon bildirimi olarak ulaşır. Danışanı izleyen veli ya da bakım veren hesabı (çalışma yetkisi varsa) aynı nötr e-posta işaretçisini alır. Arşivdeki danışana yeni çalışma atanamaz.

Her sabah 07:30’da ödevi atayan uzmana tek bir Günlük özet bildirimi gelir: dün kaç danışandan kaç yanıt geldiği, kaç yanıtta risk işareti olduğu ve son 14 gün içinde son tarihi geçen çalışma sayısı. Yanıt gelmediyse ve geciken yoksa özet gönderilmez. Bildirimler sayfasının altındaki Danışan çalışmaları: günlük özet kartından özeti uygulamada görmeyi ve “Günlük özetiniz hazır” e-postasını açıp kapatabilirsiniz. E-posta danışan adı ya da sayı içermez. Risk işareti her zaman anında da bildirilir.

Bakım paketi, birlikte verilen ödev ve ölçeklerin adıdır. Sektörünüz için hazır paketler gelir: psikolojide “Depresyon başlangıç” (PHQ-9 iki haftada bir, davranışsal aktivasyon listesi, ruh hâli günlüğü) ve “Kaygı başlangıç”, fizyoterapide “Diz rehabilitasyonu: 1. hafta”, beslenmede “İlk 2 hafta”, çocuk gelişiminde “Ev etkinlikleri”, veterinerlikte “Ameliyat sonrası bakım”, hukukta “Belge toplama” gibi. Paketi atadığınızda içindeki her şey kendi önerilen sıklığı ve son tarihiyle tek seferde verilir. Danışana kalem başına değil, tek bildirim gider (“3 yeni çalışmanız var”).

Ayarlar › Takip kütüphanesi › Bakım paketleri bölümünde (materyaller ve hazırlık talimatlarıyla aynı çatıda, üstteki sekmelerle geçilir) kurumunuzun paketlerini Kurumunuza ait, sektörün hazır paketlerini Sektör varsayılanı işaretiyle ayrı kartlarda görür, birini Kopyala ile kurumunuza alıp düzenler ya da Yeni paket ile hazır ödevler ve ölçekler arasından en çok 8 çalışma işaretleyerek kendi paketinizi kaydedersiniz. Kullanmadığınız paketi Kaldır ile listeden çıkarırsınız. O paketle yapılmış atamalar etkilenmez. Ölçüm modülü kapalıysa paketteki ölçekler atlanır, ödevler yine atanır. Danışanda aynı ödev ya da ölçek zaten bekliyorsa ikinci kez atanmaz.

Randevu ayrıntısında Seans öncesi kartı son seanstan beri olanları özetler: bekleyen ve geciken çalışmalar, son 7 gün uyumu (yarısının altındaysa “Uyum düştü”), yeni yanıtlar, son ölçek puanları ve bir öncekine göre fark (risk işareti kırmızıyla), önceki ödevlerin durumu. “1 yeni yanıt” bağlantısı danışan dosyasında o ödevin yanıtlarını açar. Takvimde randevuya tıklayınca açılan panelde aynı özet tek satır olarak görünür.

Kartın altında Ata: <son kullandığınız paket> düğmesi durur. Tek tıkla atanır ve atama bu seansa bağlanır. Başka bir şey vermek için Başka seç’e basıp paket, tek ödev ya da ölçek seçersiniz. Seans tamamlandıysa ve bu seansta henüz bir şey atanmadıysa kart nazikçe “Ödev atamak ister misiniz?” diye sorar. Aynı kart seans notu yazarken notun altında da çıkar. Not ekranından çıkmadan ödev verirsiniz.

Seans “geldi” olarak işaretlendikten sonra kartın altında Özet gönder belirir: “Bugün ne üzerinde çalıştınız?” kutusuna kısa bir cümle yazar ya da hazır konu çiplerinden seçersiniz. Bu seansta verilen çalışmalar ve sıradaki randevu özete kendiliğinden eklenir. Danışan özeti portal Bildirimlerinde okur. Telefonuna yalnız “Uzmanınız size kısa bir not gönderdi” bildirimi gider. Ayrıntı: “İlerleme raporu, seans özeti ve takibi sonlandırma”.

Danışanlar listesinde satırların başındaki kutularla kişileri seçin ve alttaki çubuktan Ödev ata’ya basın. Pencerede son kullandığınız paket seçili gelir. Başka bir paket, ödev ya da ölçek seçip Ata dersiniz. Sonuçta kaç kişiye kaç çalışma atandığı ve atlananların nedeni (zaten bekliyor, erişiminiz yok, modül kapalı) gösterilir. Grup seansı ayrıntısındaki Katılımcılara ödev ata aynı pencereyi iptal etmemiş katılımcılarla açar.

Listedeki süzgeçlerde Uyumu düşenler son 7 günde ödevlerinin yarısından azını yapan kişileri gösterir. Satırda “Uyum düştü” rozeti görünür. Ölçüm Takibi ekranının “Takip gerektirenler” bölümünde de Uyumu düşen sekmesi aynı kişileri en düşük uyumdan başlayarak sıralar.

Büyüme › Otomasyon › Ödev ve takip otomasyonları bölümünde “Ne zaman?” (İlk seans tamamlanınca, Her seans tamamlanınca ya da Randevudan 1, 2, 3 veya 7 gün önce) ve “Ne atansın?” (paket, ödev ya da ölçek) seçip Ekle ve aç’a basarsınız. Örneğin ilk seanstan sonra başlangıç paketi, her randevudan iki gün önce PHQ-9. Atama randevunun uzmanı adına yapılır, seansa bağlanır ve aynı randevu için bir kez çalışır. Ödev ve takip modülü kapalıysa otomasyon çalışmaz. Anahtarla kapatıp açabilir, Sil ile kaldırabilirsiniz.

Kurumunuzda ev egzersiz programı ya da beslenme modülü açıksa Ata penceresinin altında Programlar bölümü görünür. Tıkladığınızda ilgili ekran bu danışan seçili olarak açılır. Ödev ve takip modülü 16 sektörde varsayılan açıktır ve her pakette (Starter dahil) bulunur. Ölçek atama, risk bayrağı ve ilerleme grafikleri ise ölçüm modülüne bağlıdır ve Plus ve Premium paketlerde (Essential paketini kullanan kurumlarda da) gelir. Platform yöneticisi iki modülü sektör ve kurum bazında ayrı ayrı açıp kapatabilir.