Takvimde kapatma: çalışan, kurum, şube ve kaynak

Takvimde boş bir saate tıklayın ya da fareyle bir aralık seçin. Sağda açılan panelin üstünde Seans ekle (kurumunuzun terimiyle) ve Kapat seçenekleri durur. Kapat’ı seçince panel dört soru sorar: kim için, neden, ne zaman ve isterseniz kısa bir not. Saat ve uzman tıkladığınız yerden dolu gelir.

Kim için seçenekleri yetkinize göre çıkar. Uzman yalnız kendi takvimini görür. Kurumun tüm takvimini gören roller (kurum sahibi, yönetici, sekreter) bir çalışanı, Tüm kurum’u, çok şubede bir Şube’yi ve kurumda tanımlıysa bir Oda, koltuk ya da cihaz’ı seçebilir. Şube kapatması yalnız o şubeyi etkiler. Kaynak kapatmasında o oda ya da cihaz bu aralıkta seçilmez, aynı türde boş bir kaynak varsa kayıt oraya yerleşir.

Tüm gün açıkken ilk ve son günü seçersiniz, bitiş günü dahildir. Kapalıyken başlangıç ve bitiş saatini girersiniz. Bir kapatma en fazla 92 gün sürer. Kaydettiğiniz anda takvimde bant çizilir. Kurum, şube ve kaynak kapatmaları takvimin üstündeki şeritte de listelenir ve oradan kaldırılabilir. Kurum bütün gün kapalıysa günün özeti “kurum kapalı” der, kimse izinli sayılmaz ve telefondaki liste o günü nedeniyle gösterir.

1. 1Takvimde kapatmak istediğiniz saate tıklayın.
2. 2Paneldeki Kapat seçeneğine geçin.
3. 3Kim için olduğunu ve nedeni seçin.
4. 4Saatleri ya da tüm günü ayarlayın, gerekiyorsa kısa bir not yazın.
5. 5Aralıkta kayıt varsa ne olacağını seçip kaydedin.

Nedenler sabit bir listeden seçilir. Böylece rapor anlamlı olur ve kimse gerekçe yazmak zorunda kalmaz. Her kurumda görünen nedenler: Kişisel izin, Yıllık izin, Eğitim / kongre, Toplantı, Dış görev / ziyaret, Elektrik ya da su kesintisi, Teknik arıza, Bakım / tadilat, Temizlik / dezenfeksiyon, Kurum toplantısı / eğitimi, Kurum etkinliği, Hava koşulları, Cihaz arızası, Acil durum ve Diğer.

Liste sektörünüze göre genişler. Klinik mesleklerde Süpervizyon, diş hekimliği ve veteriner hekimlikte Ameliyat, muayenehane, psikiyatri ve veteriner hekimlikte Nöbet ya da nöbet ertesi, özel ders ve eğitimde Sınav haftası, hukukta Duruşma çıkar. Sağlık denetimine tabi sektörlerde Denetim, steril çalışan sektörlerde kaynak için Sterilizasyon görünür. Listeyi platform yönetimi güncel tutar, yeni bir neden gerektiğinde destek ekibine yazabilirsiniz.

Hukuk bürolarında duruşmalar avukatın takvimini kendiliğinden doldurur. Dosyanın sorumlu avukatı için duruşma saatinden itibaren iki saat dolu sayılır: takvimde Duruşma bandı çizilir, online randevu o saatleri sunmaz ve o saate kayıt açarken uyarı çıkar. Duruşma ertelenir ya da düşerse bant da kalkar.

Kapatmak istediğiniz aralıkta kayıt ya da grup seansı varsa panel bunları saat ve danışan adıyla listeler. Görme yetkiniz olmayan danışanın adı yazmaz. İki seçenek vardır: Kayıtlar kalsın, ben düzenlerim ya da İptal et ve danışanlara haber ver.

Kayıtlar kalırsa hiçbir şey silinmez. Bir çalışanın takvimini kapattıysanız ardından yeniden atama penceresi açılır ve her kayıt için aynı saatte boş bir uzman önerilir. İptal seçeneğinde kayıtlar uzman iptali olarak kapanır ve danışana kurumun bildirim ayarındaki kanallardan haber gider. Grup seanslarında katılımcıların telafi hakkı kuralı işler. Kapalı günler sayfasına bir tarih eklerken de o günlerde kayıt varsa sayfa bunu yazar, kayıtlar yerinde kalır.

Kapatılan saatler online randevu sayfasında ve portalde sunulmaz. Kurumun ya da şubenin bütün gün kapalı olduğu tarihte danışan boş bir liste yerine “Kurum bu tarihte kapalı” görür. Nedenin herkese açık bir karşılığı varsa yanında yazar: elektrik kesintisinde ve teknik arızada “Teknik çalışma”, bakım ve temizlikte “Bakım çalışması”, kötü havada “Hava koşulları”. Ay takviminde kapalı günler üstü çizili görünür.

Çalışan kapatmasında danışan yalnız o saatlerin dolu olduğunu görür, nedenini görmez. Online görüşme saatlerini yalnız tüm kurum kapatması etkiler, şube kapatması etkilemez.

Raporlar ekranında dönemde kapatma varsa Takvim kapatmaları kartı çıkar ve ayrıntı sayfasına bağlanır. Sayfa diğer raporlarla aynı dönem çubuğunu kullanır. Özet bölümünde dört sayı vardır: kapatma adedi, kapalı süre (gün ve saat), başlangıcına 24 saatten az kala girilen son dakika kapatmaları ve etkilenen kayıt sayısı. Altında nedenlere ve ekibe göre dağılım ile önümüzdeki 30 günün kapatmaları listelenir.

Tüm kayıtlar bölümünde her kapatma tarihi, kapanan kişi ya da yer, nedeni, kaydı kimin girdiği ve etkilenen kayıt sayısıyla görünür. Çalışanın kendine yazdığı not raporda yalnız kendisine görünür.

Kurum sahibi Ayarlar › Özellikler’den İzin onayı’nı açarsa çalışanın kendi girdiği kişisel izin ve yıllık izin önce onaya düşer. Toplantı, eğitim gibi diğer nedenler onay beklemez. Kurum sahibi ve yöneticinin kendi izni de onaysız geçer.

Onay bekleyen izin takvimde “onay bekliyor” notuyla çizilir ve bu sürede online randevu o saatleri sunmaz, mevcut kayıtlara dokunulmaz. Karar verecek kişilere uygulama içi bildirim gider. Karar Raporlar › Kapatmalar sayfasının üstündeki Onay bekleyen izinler bölümünden ya da takvimde çalışanın başlığındaki takvim simgesinden verilir. Onaylanan izin takvimi kapatır, onaylanmayan izin takvimden kalkar ve çalışana sonuç bildirilir.