Koçlukta tanışma görüşmesi, ICF koçluk saati defteri ve sponsor raporu

Kurum Yapısı › Hizmetler’de bir hizmeti açıp Tanışma (keşif) görüşmesi anahtarını açın. Bu hizmetin ücreti 0 olur ve değiştirilemez. Randevusu faturalanmaz ve paketten düşmez. Aynı kişi ikinci kez tanışma görüşmesi alamaz (iptal edilmiş olanlar sayılmaz). Ekipten randevu açarken de bu kural uygulanır. Tanışma görüşmesi tekrarlanan randevu olamaz.

Online randevu sayfasında hizmet “Ücretsiz tanışma · ilk kez gelenler için” etiketiyle görünür. Daha önce randevusu olan kişi seçerse randevu oluşmaz ve başka hizmet seçmesi istenir. Portalde oturum açmış ve daha önce gelmiş danışan bu hizmeti listede görmez. Günlük kontenjan yazdıysanız o gün kontenjan dolunca online takvim o günü kapatır. Ekip yine elle randevu verebilir.

1. 1Kurum Yapısı › Hizmetler › hizmeti açın.
2. 2Tanışma (keşif) görüşmesi anahtarını açın. İsterseniz günlük kontenjanı yazın.
3. 3Kaydedin.

Mobil uygulamada Daha › ICF saat defteri aynı özeti (toplam, ücretli, kişi sayısı, son 18 ay ve eşikler) ve son satırları gösterir. Elle satır ekle kayıtlı kişiyi seçtirir ya da adını yazdırır, tarih, süre, ücretli ya da pro bono ve bireysel ya da grup bilgisini alır. Yalnız elle eklenen satır silinir. Dışa aktarım webdedir.

Bir görüşme geldi işaretlendiğinde süresi koçun defterine yazılır: ücreti olan ve faturalanan görüşme “ücretli”, ücretsiz olanlar (tanışma görüşmesi dahil) “pro bono” sayılır. Durum geri alınırsa satır otomatik olarak silinir. Sistemden önceki ya da kurum dışındaki görüşmeleri Saat ekle ile girersiniz. Danışan kayıtlı değilse adını yazmanız yeter, grup görüşmesinde kişi sayısını da yazarsınız.

Koçluk Saatleri ekranında toplam, ücretli ve pro bono saat ile ACC/PCC/MCC eşiklerine ulaşıp ulaşmadığınız görünür. Her eşik saatle birlikte en az danışan sayısını (ACC 8, PCC 25, MCC 35) ve ACC ile PCC’de son 18 ayda tamamlanması gereken saati (25 ve 50) de denetler. Eşik hesabı dönem süzgecinin başlangıcına bakmaz, seçtiğiniz bitiş gününe (yoksa bugüne) kadar bütün defteri sayar. Eşikler yardımcı bilgidir, şartları ICF’ten doğrulayın. Danışan bazlı döküm ICF koçluk günlüğü sütunlarıyla (danışan, iletişim, bireysel/grup, başlangıç–bitiş, ücretli ve pro bono saat) CSV ya da PDF olarak iner. Herkes kendi defterini görür. Kurum sahibi ve yöneticisi koç seçebilir.

Koçluk Başlangıç Formunda iki isteğe bağlı soru vardır: danışan şu anda bir psikolog, psikiyatrist ya da başka bir sağlık uzmanından destek alıyor mu ve gerekirse uzmanıyla iletişim kurulmasını istiyor mu. Sağlık ayrıntısı sorulmaz. Yanıt evetse belge ekranında yönlendirme kısayolu çıkar. Aynı formda uygulama ya da sohbet botu kullanım öyküsü de sorulur. Formu daha önce eklediyseniz sorular Belge şablonları ekranındaki Yeni soruları ekle düğmesiyle gelir.

Koç tanı koymaz ve klinik özet aktarmaz. Görüşmede ruh sağlığı desteği gerektiren bir durum fark ettiğinizde danışan dosyasındaki Raporlar bölümünden Ruh sağlığı uzmanına yönlendir eylemini kullanın. Kurumunuzun Yönlendirme rehberinden bir uzman seçer, nedeni ve aciliyeti yazar, yönlendirmeyi danışanla konuştuğunuzu işaretlersiniz. Koçlukta sevk mektubu yazılmaz.

Formun altında kriz ve destek hatları kutusu görünür. Aciliyet olarak “Acil” seçilirse ekranın üstünde 112 bağlantısı çıkar: önce arama yapılır, sonra kayıt tamamlanır. Danışana ve yönlendirilen uzmana kendiliğinden ileti gitmez.

Danışan dosyası › İlerleme raporu’nda okuyucu olarak Sponsor (kurumsal) seçildiğinde rapora yalnız Hedefler (başlık, durum ve ilerleme yüzdesi), Katılım (geldi, gelmedi, iptal sayısı) ve Programlar (program adı, durum, tamamlanan adım oranı) girer. Ölçüt metni, ölçümler, ölçekler, ödevler, program adımlarının içeriği ve uzman notu yazılmaz.

Rapor yalnız danışan koçluk açık rıza metninde “Katılımım ve genel ilerlemem hakkında işverenime bilgi verilmesine rıza veriyorum” seçeneğini işaretleyerek imzaladıysa oluşur. Son imzada bu seçenek yoksa rapor oluşturulmaz ve nedeni yazar.