Stajyer notları, süpervizyon onayı ve süpervizyon saatleri

Süpervizyon ekranının “Süpervizörler ve süpervizeler” bölümünde “İlişki ekle”ye basın. Bir süpervizör (uzman, yönetici ya da kurum sahibi) ve süpervize edilen kişiyi (stajyer ya da uzman) seçin. Listede her süpervizör, süpervize ettikleriyle birlikte gruplu görünür. Bir ilişkiyi kaldırmak için kişinin yanındaki ⋯ menüsünü kullanın. Bu bölümü ekip yönetme yetkisi olanlar (kurum sahibi, yönetici, işletme yöneticisi) görür.

Bir kişinin birden fazla süpervizörü olabilir. Süpervizör, süpervize ettiği kişinin danışan kayıtlarını ve notlarını görür. İlişki kaldırıldığında daha önce verilmiş onaylar etkilenmez. Yalnız yeni gönderilen notlar o süpervizörün kuyruğuna düşmez.

Süpervizyon menüsü yalnız süpervizyon pratiği olan sektörlerde görünür: psikoloji, psikiyatri, çocuk gelişimi, dil ve konuşma terapisi, ergoterapi, fizyoterapi, beslenme ve genel tıp. Ekranın üstünde iki sekme bulunur. Not onayı sekmesinde onay kuyruğu ve ilişkiler, Saatler sekmesinde saat defteri durur. Sektörünüzde not başka adla anılıyorsa sekme de o adı taşır (örneğin “Muayene notu onayı”).

Stajyer notu yazıp “Onaya gönder” der. Tek süpervizörü varsa not otomatik olarak ona gider. Birden fazla süpervizörü varsa notun “Süpervizör onayı” bölümünden kişi seçebilir. Seçmezse not tüm süpervizörlerinin kuyruğunda görünür ve ilk karar veren sonuçlandırır. Süpervizörü olmayan kişinin onaya gönderdiği not kurum yöneticisinin kuyruğuna düşer.

Süpervizör, Süpervizyon ekranındaki onay kuyruğunda danışanı, not türünü, yazarı, seans tarihini ve notun kısa önizlemesini görür. En uzun bekleyen not en üsttedir. “Onayla” notu kilitler ve onay kaydına adını yazar. İsterse “Yorum ekleyerek onayla” ile yazara bir not bırakır. “Geri gönder” gerekçe kutusunu açar. Gerekçe yazılmadan gönderilemez. Geri gönderilen not taslağa döner. Aynı kararlar notun kendi ekranındaki “Onayla” ve “Geri gönder” düğmeleriyle de verilebilir.

1. 1Stajyer: notu yazın, “Onaya gönder”e basın.
2. 2Süpervizör: Süpervizyon ekranında notu satırda önizleyin. Gerekirse “Notu aç” ile tamamını okuyun.
3. 3Onaylayın ya da gerekçe yazarak geri gönderin.
4. 4Stajyer: notun üstündeki gerekçeyi okuyun, düzeltip yeniden onaya gönderin.

Süpervizyon ekranının Saatler sekmesi süpervizyon oturumlarını tutar. Bu sekme için not okuma izni yeter, böylece stajyer kendi saatini görür. Stajyer menüden Süpervizyon’a girince doğrudan Saatler sekmesi açılır, onay kuyruğu ona görünmez. Oturum ekle ile süpervizyon ilişkisini (tek ilişkiniz varsa otomatik olarak gelir), tarihi, biçimi (Bireysel, Grup, Canlı gözlem, Kayıt izleme), süreyi ve Saat kredisini girersiniz. Kredi süreden çeyrek saate yuvarlanarak gelir (50 dk → 0,75 sa, 90 dk → 1,5 sa). Kurumunuzun sayım kuralı farklıysa değiştirirsiniz. İsteğe bağlı vaka sayısı ve vaka özeti yazılır. Vaka özetine danışan adı değil baş harf ya da vaka kodu yazın. Gelecek tarihli oturum yazılamaz.

Stajyer (süpervize) kendi oturumunu yazınca kayıt Onay bekliyor olur. Süpervizör listede Onayla der ya da “⋯ › Reddet” ile gerekçe yazarak reddeder. Gerekçe stajyere görünür. Süpervizör ya da kurum sahibi/yöneticisi yazdığında kayıt doğrudan onaylıdır. Kimse kendi saatini onaylayamaz. Onaylanan kayıt değişmez ve silinmez. Bekleyen ya da reddedilen kaydı yazan kişi silebilir.

Ekranın üstündeki Kümülatif saat kartları süpervize başına onaylı toplamı, oturum sayısını, onay bekleyen saati ve biçime göre dağılımı gösterir. Toplamlar yalnız onaylı oturumlardan hesaplanır. Dönem çipiyle (son 3, 6, 12 ay ya da tüm kayıtlar) seçip kartın Dönem raporu (PDF) düğmesine basarsanız süpervizenin dönemdeki oturumları, onaylı ve bekleyen saati, kümülatif saati ve imza alanlarını içeren bir PDF iner. Herkes yalnız taraf olduğu oturumları görür. Kurum sahibi, yönetici ve süpervizyon ilişkilerini yöneten işletme yöneticisi hepsini görür.

Danışanın ödeve eklediği ses ya da video kaydını süpervizyonda konuşmak için danışan dosyasındaki ödev yanıtlarında, kaydın satırındaki Süpervizöre aç düğmesine basın. Etkin süpervizörlerinizden birini, erişim süresini (3, 7, 14 ya da 30 gün) ve isterseniz bakılacak bölümü yazın. Süpervizöre uygulama içi bildirim gider, bildirimde kişinin adı yazmaz. Kayıt Süpervizyon ekranındaki Süpervizyon kayıtları bölümünde kişinin baş harfleri ve ödevin adıyla görünür, süpervizör Dinle / izle ile açar. Her açılış denetim kaydına yazılır.

Paylaşım danışanın açık rıza metnindeki “Süpervizyon için ses ve video kaydı” seçeneğine bakar. Seçenek işaretliyse kayıt hemen açılır. Hiç karar yoksa (kişi seçeneği taşımayan eski metni imzaladıysa) ortak onay penceresi açılır: karar ve sorumluluk kurumunuzdadır, onay gerekçesiyle denetime yazılır. Kurumunuz bu kuralı Ayarlar › Özellikler › Kurum kuralları’ndan engele çevirebilir. Kişi seçeneği açıkça reddettiyse kayıt süpervizöre açılmaz, bu ret kurum onayıyla aşılmaz (KVKK m.6). Paylaşımdan sonra reddederse kayıt artık açılmaz.

Süre dolunca erişim kendiliğinden kapanır. Paylaşan ya da süpervizör Erişimi kapat ile süreyi beklemeden kapatır. Kişi anonimleştirilirse açık paylaşımları da kapanır. Paylaşım satırları silinmez, kim neyi ne zaman açtı sorusunun cevabı olarak kalır.

Onay gerektiren not doğrudan kilitlenemez. Önce onaya gönderilir. Kimse kendi notunu onaylayamaz. Kilitlenmiş ya da onaylanmış bir not yeniden onaya gönderilemez ve geri gönderilemez. Değişiklik gerekirse ek not ya da gerekçeli resmî düzeltme eklenir.

Stajyer rolü kendi notunu taslak olarak yazar ve ölçüm girebilir. Danışan kaydı açamaz, fatura ve reçete yazamaz. Süreç notları (terapistin kişisel çalışma notu) yalnız yazarına ve yazarın süpervizörüne görünür.